1. ซื่อสัตย์และโปร่งใสข้อนี้ยกให้เป็นสิ่งที่สำคัญอันดับแรก อย่างที่เราเคยได้ยิน และสงสัยมาเป็นประจำจากข่าวที่อ่านตามหนังสือพิมพ์ โครงการของรัฐ การประมูลงานต่างๆทัศนคติที่คนส่วนใหญ่มองมาที่ฝ่ายจัดซื้อ สงสัยก่อนเลยอันดับแรก คือโกง รึเปล่าวะ งานนี้มีคอรัปชั่น ใต้โต๊ะรึเปล่า ดังนั้น นักจัดซื้อที่ดี ต้องมีจิตสำนึกของความซื่อสัตย์และทำงานทุกอย่างด้วยความโปร่งใส สามารถตรวจ สอบได้ ยิ่งถ้าเป็นหน่วยงานของรัฐ ความรอบคอบรัดกุมก็เพิ่มมากขึ้นตามเพราะเงินที่ใช้จัดซื้ออุปกรณ์ ส่วนหนึ่งมาจากเงินภาษีของประชาชน งบประมาณแผ่นดินถึงแม้เป็นองค์กรเอกชน เงินที่ใช้จัดซื้อก็เป็นค่าใช้จ่าย ขององค์กรดังนั้น ฝ่ายจัดซื้อ จึงเป็นหน่วยงานสำคัญที่กุมสภาพความอยู่รอดผลประกอบการขององค์กรไว้ด้วย ยิ่งเป็นช่วงที่ภาวะเศรษฐกิจไม่ดี การลดต้นทุนเป็นสิ่งที่ถูกนำมาพิจารณาเสมอ
2. รู้จักวางแผน จริงๆ แล้ว ก็ทุกอาชีพนะครับ การวางแผนช่วยให้เราเตรียมตัวป้องกันสิ่งผิดพลาดที่อาจจะ เกิดขึ้นได้ และช่วยเราให้ประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาได้อย่าง มากลองนึกถึงตอนเราไปเที่ยวสิครับ ถ้าหากเราไปเที่ยวในช่วงเทศกาลวันหยุดที่คนเที่ยวเยอะๆ โดยที่ไม่ได้จองที่พัก ไม่จองรถไว้ก่อนก็อาจจะเสียค่าใช้จ่ายมากเกินความจำ เป็นและเสียเวลามากขึ้น (เว้นเสียแต่ว่า อยากจะเที่ยวแบบชิล ไปเรื่อยๆ เหนื่อยก็พักไม่มีเวลาเป็นตัวเร่งรีบนะครับ)การวางแผนในการจัดซื้อช่วยให้ เรา ซื้อของในปริมาณที่พอเหมาะ (ไม่ซื้อมาเก็บไว้มากจนเกินพอดี) และได้ราคาที่เหมาะสม เช่น ถ้าคาดการณ์ได้ว่าอีก 2 วัน น้ำมันจะลดราคาวันนี้เราก็อย่าเพิ่งเติม หรือเติมน้ำมันแต่พอดี เป็นต้น
3. บริหารเวลาเป็น จัดซื้อทุกอย่างมีการกำหนดระยะเวลามาเป็นเงื่อนไข กำหนดกรอบการทำงานของเราถ้าข้อ 2 เป็นเหมือนทฤษฎี ข้อนี้ก้อคือ วิธีปฏิบัติเมื่อเราวางแผนการทำงานของเราไว้ จากนั้นก็เป็นการบริหารเวลา ให้ดีเพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้สิ่งที่สำคัญหลักๆ ของงานจัดซื้อก็คือ“ซื้อสินค้าให้ได้คุณภาพ ถูกต้อง โปร่งใส ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งานด้วยการใช้ต้นทุนในการจัดซื้อที่เหมาะสม (ราคาถูก) และจัดซื้อได้ทันตรงตามระยะเวลาที่กำหนด (ทันเวลา)”จะเห็นว่า ปัจจัยบางอย่างไม่สอดคล้องกัน เช่นการจัดซื้อต้องการความถูกต้องโปร่งใส ตรวจสอบอย่างรอบคอบอาจทำให้การส่งมอบสินค้าล่าช้ากว่าที่กำหนดไว้ได้ นอกจาก นี้การจัดการตารางเวลาในการทำงาน ทำให้เราสามารถแบ่งเวลาสำหรับการพักผ่อนและทำอะไรอื่นๆ ที่เราชื่นชอบได้อีก แยะเลยครับ
4. จัดลำดับความสำคัญของงาน หลายครั้งที่งานมักจะไหลเข้ามาประดังประเดพร้อมกันโดยแทบไม่ทันตั้ง หลัก-เว้นวรรคหายใจ ดังนั้นเราจึงควรจัดลำดับความสำคัญของงาน อันไหนควรทำก่อน อันไหนควรทำทีหลังบางทีหัวหน้าเร่งงานเราเรื่องนึงแต่เราก็กำลังให้ความสำคัญกับงานอีกเรื่องนึงอยู่ก็ได้
5. มีทัศนคติที่ดีต่องาน หรือ ทำใจให้รักงาน คนทำงานหลายคนเบื่องาน ไม่พอใจงาน อยากเปลี่ยนงาน ถ้าเราถือคติว่าการทำงานประจำ ก็คือ งานอดิเรกอย่างหนึ่ง ที่เราชื่นชอบรักกับมัน เราก็จะสนุกกับมันได้ เพราะเราต้องอยู่กับมันไปอีกนาน
6. มีความอดทนสูง ต่อแรงกดดันจากรอบข้าง งานจัดซื้อนอกจากต้องแข่งกับเวลาแล้ว ยังต้องติดต่อประสานงาเอ๊ย ไม่ใช่ ประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆ อีกมาก เช่น ผู้ใช้งาน ผู้ใช้ของเจ้าหน้าที่ตรวจรับสินค้า ผู้บริหารอนุมัติการซื้อการจ้าง ผู้ดูแลงบประมาณฝ่ายกฎหมาย ผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) และอื่นๆ อีกมาก“ของที่สั่งไว้ เมื่อไหร่ซื้อให้ได้”“ซื้อของอะไรมา คุณภาพโคตรห่วยเลย” “ซื้อของแพงไปรึเปล่า” และอื่นๆอีกมากหลายครั้งที่มีการร้องเรียน จากหลายด้าน ทั้งจากภายใน ภายนอก รวมทั้งผู้มีอำนาจบริหารความอึดและอดทนต่อแรงกดดัน เสียงวิจารณ์รอบข้าง สำคัญต่อจิตใจและร่างกายมากๆ
7. หมั่นศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเสมอข้อมูล ความรู้ใหม่ๆ เกิดขึ้นทุกวัน วิธีการแก้ปัญหาต่างๆ ก็มาจากการขวนขวายหาสิ่งใหม่ๆ และก็อย่าลืมแบ่งปันความรู้ให้กับคนรอบข้าง เพื่อนร่วมงานด้วยอย่างเช่น การจัดซื้อเดี๋ยวนี้ก็มีหลายวิธีการ เช่นการประมูลงานทางอิเล็กทรอนิกส์ (E-Auction) หรือ การสรรหาแหล่งวัตถุดิบใหม่ๆ เทคโนโลยีในการผลิตใหม่ ช่วยให้เราหูตาสว่างขึ้นทั้งนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นความรู้เฉพาะด้านจัดซื้อ เพียงอย่างเดียวข่าวความเป็นไปในสังคม ข่าวเศรษฐกิจก็สำคัญต่อการวางแผนและการพยากรณ์เพื่อตัดสินใจซื้อ เช่น ตรวจสอบอัตราแลกเปลี่ยนระหว่างปะเทศราคาทองแดงในท้องตลาดโลก Google นี่ล่ะครับเครื่องมือค้นหาที่สำคัญ
8. ข้อมูลแน่นอย่างที่บอก การทำงานต้องประสานงานกับผู้คนจากหลายหน่วยงานต้องเผชิญแรงกดดันสูง สิ่งที่จะทำให้เราเอาตัวรอด ผ่านมันไปได้อย่างดีสิ่งหนึ่งคือ ข้อมูล อ่านเยอะๆ ค้นคว้ามากๆ ถ้าเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรงก็ต้องทำประวัติราคา ความเคลื่อนไหวของสินค้าเก็บข้อมูล สถิติของลูกค้า ผู้ติดต่อไว้ให้ได้มากเท่าที่จะมากที่สุดProgram MS-Office ทั้งหลายนี่ละครับ มีประโยชน์มากๆและมีอะไรให้เราได้เรียนรู้ใช้งานอีกแยะ
9. มนุษย์สัมพันธ์ดีเยี่ยมหลายๆ ครั้ง การแก้ปัญหาต่างๆ ด้วยวิธีการทางเทคนิค หรือวิชาการกลับไม่ได้ผลดีเท่ากับความสัมพันธ์ที่มีต่อกัน งานของฝ่ายจัด ซื้อก็จำเป็นต้องรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อทุกๆฝ่ายที่ได้ร่วมงานกันเพราะ เรายังต้องติดต่อร่วมมือกันไปอีกนาน (ถ้าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ลาออกไปซะก่อนนะ) นอกจากนี้การขอข้อมูล หรือขอความร่วมมือจากหน่วยงานอื่นก็จะเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่น
10. เรียนรู้เทคนิคในการเจรจาต่อรองราคาสำคัญมากสำหรับนักจัด ซื้อ ซึ่งเรื่องนี้ถ้าจะเขียนให้ละเอียดคงต้องเก็บไว้เขียนได้อีกหนึ่งเอนทรี่ เลย หลักๆ ของการต่อรอง ก็คือ คำนึงถึงผลประโยชน์ที่ทุกฝ่ายจะได้รับอย่างเป็นธรรม หรือการเจรจาแบบได้ทั้งคู่ (Win-Win Negotiation) สิ่งที่ผมได้จากการทำงานด้านจัดซื้อก็คือ เราสามารถเอากลยุทธ์การต่อรองราคาไปใช้ในชีวิตประจำวันได้
11. รอบคอบเพราะว่างานจัดซื้อเกี่ยวข้องกับการใช้เงินงบประมาณขององค์กร(ซึ่งไม่ใช่เงินในกระเป๋าของเราเอง)ดังนั้น ก่อนจะเสร็จงานแต่ละเรื่องต้องอ่านให้ละเอียด ตรวจสอบให้รอบคอบ ถ้าไม่แน่ใจ ก้อวานให้คนอื่น (หัวหน้าที่เกี่ยวข้อง) ช่วยตรวจสอบบ้างก็ได้ แบ่งๆ กันรับผิดชอบ ช่วยกันบางที ตัวเลขผิดไปหนึ่งตัว ก็คือหนึ่งหลักความผิดพลาดบางอย่าง อาจถูกมองไปในทางความไม่สุจริต ความไม่โปร่งใส ก็ได้
12. เสียสละงานหลายๆ อย่าง รวมทั้งงานด้านจัดซื้อ มีหลายคนไม่ชอบลักษณะงานแบบนี้ครับถ้าได้คนที่มีใจรักงานด้านนี้มาทำ ก็ถือว่าเป็นความโชคดีขององค์กรที่สรรหามาได้งานจัดซื้อเป็นงานที่เรียก ว่า “ปิดทองหลังพระ” เหมือนกันเรียกว่าอาจจะโดนตำหนิก่อนหน่วยงาน อื่น เรื่องชื่นชมนานๆ จะมาซักครั้งถ้าหากเราไม่ได้มีใจรักงานนี้ แต่ต้องทนทำอยู่ บางทีลาออกก็ดีกว่าแต่ถ้ายังทำอยู่ ยังไงก้อ ขอให้คิดว่า นี่คือ การเสียสละเพื่อส่วนรวมหรือเพื่อองค์กร งานทุกงาน อาชีพทุกอาชีพ (ที่สุจริต) บนโลกนี้มีความสำคัญครับเพราะถ้าไม่สำคัญ อาชีพนั้นคงไม่เกิดขึ้นการปิดทองหลังพระ ทำความดีโดยไม่ต้องบอกใคร มากเข้าๆ สักวัน ทองนั้นก็จะล้นมาที่หน้าองค์พระเอง (นึกถึงกระแสพระราชดำรัสของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวที่เกี่ยวกับการทำงาน น่ะครับ นึกถึงทุกครั้งเลยเวลาท้อๆ ) สรุปว่า คิดแบบรู้จักให้ รู้จักเสียสละนะครับ จะทำให้เราทำงานได้อย่างสุขใจขึ้น
Credit : Recycle Boy
By : www.SoGoodWeb.com
