9 แนวคิดสู่องค์กรจัดซื้อระดับโลก

9 แนวคิดสู่องค์กรจัดซื้อระดับโลก

 

 

 

       ปัจจุบันการจัดซื้อนับว่ามีความสำคัญต่อองค์กรอย่างมาก เนื่องจากการดำเนินการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มคุณค่า (Value Added) จากการดำเนินงานทำให้องค์กรได้รับผลกำไรมากขึ้นหลายๆ องค์กรใหญ่ระดับโลกมักจะมีหน่วยงานจัดซื้อที่มี

ความสามารถในการจัดซื้อระดับมืออาชีพ หรือมีหน่วยงานจัดซื้อระดับโลกอยู่ในองค์กรในการทำให้องค์กรก้าวสู่การเป็นองค์กรจัดซื้อระดับโลกได้นั้น จำเป็นต้องอาศัยแนวคิดในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงองค์กร และได้มีการเผยแพร่แนวคิดต่างๆ ไว้ในบทความ หรือวารสารวิชาการต่างๆ ในบทความนี้ผู้เขียนได้รวบรวม และสรุปแนวคิดหลักที่สำคัญในการทำให้องค์กรของท่านก้าวไปสู่การเป็นองค์กร จัดซื้อระดับโลก ซึ่งแนวคิดต่างๆ เหล่านั้น ประกอบด้วย

 

1. โน้มน้าวผู้บริหาร

 

       ก่อนที่จะนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด(Best practices) เกี่ยวกับการจัดซื้อมาใช้กับองค์กร ควรต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กร หากไม่มีการโน้มน้าวผู้บริหารระดับสูงรวมไปถึงผู้นำองค์กรและผู้จัดการฝ่ายการเงินให้เห็นด้วยกับการนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้ความพยายามในการพัฒนาองค์กรจัดซื้อให้ก้าวไปสู่องค์กรจัดซื้อระดับโลกก็มักทำได้ยากขึ้นเนื่องจากอาจ

ถูกขัดขวางหรือไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้บริหาร ระดับกลางได้ดังนั้นหากต้องการความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงองค์กรจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กรก่อนเสมอ

 

2. ปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่

 

       องค์กรใดที่ก่อตั้งมายาวนานก็มักจะมีฐานข้อมูลจัดซื้อ เช่น ข้อมูลผู้ขาย มากพอสมควรซึ่งข้อมูลดังกล่าวมักมีความผิดพลาด

ซ้ำซ้อน และไม่เป็นปัจจุบัน ยิ่งถ้าองค์กรมีหน่วยงานจัดซื้อกระจายอยู่หลายแห่งความผิดพลาดของข้อมูลก็ยิ่งมากขึ้นทวีคูณในการนำกลยุทธ์องค์กรจัดซื้อระดับโลกมาใช้นั้นข้อมูลผู้ขายของแต่ละหน่วยงานจัดซื้อจะต้องถูกปรับปรุงให้ถูกต้องเป็นปัจุบันกำจัดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซ้ำซ้อนและไม่จำเป็นออกไปซึ่งประโยชน์ของการมีข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจในการ บริหารงานได้อย่างถูกต้องและทำให้หน่วยงานจัดซื้อที่กระจายอยู่ตามที่ต่างๆ สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันในการวิเคราะห์การจัดซื้อของผู้ขายแต่ละรายได้ และเมื่อทราบองค์กรทราบข้อมูลการใช้จ่ายไปกับผู้ขายอย่างถูกต้องแล้ว องค์กรก็จะมีอำนาจต่อรองกับผู้ขายเพิ่มมากขึ้นด้วย

 

3. ใช้ประโยชน์จากโปรแกรมส่งเสริมการขายของผู้ขาย

 

       เป็นธรรมดาที่ทุกองค์กรจะพยายามชำระเงินค่าสินค้าให้ผู้ขายช้าที่สุดเท่าที่จะทำได้ถ้าผู้ขายมีกำหนดได้รับเงินภายใน 45 วัน พวกเขาจะไม่มีทางที่ได้รับเงินก่อน 45 วันเลย ซึ่งผู้ขายต่างก็พยายามทำให้ลูกค้าของตนชำระเงินก่อนหน้าครบกำหนด โดยเสนอส่วนลดเงินคืน การลดราคา หรือโปรแกรมส่งเสริมการขายต่างๆ ให้กับลูกค้าถึงแม้ว่าผู้ขายจะใช้โปรแกรมส่งเสริมการขายต่างๆ แต่ลูกค้าก็ยังไม่เคยชำระเงินให้ผู้ขายก่อน สาเหตุหนึ่งอาจเกิดจากการที่องค์กรเหล่านั้นได้บันทึกข้อมูลกำหนดการชำระ เงินของ

ผู้ขายแต่ละรายในระบบ ERP แล้วรอให้ถึงกำหนดชำระเงิน เช็คจึงจะถูกออกให้กับผู้ขายโดยไม่ได้นึกถึงโปรแกรมส่งเสริมการขายของผู้ขาย แต่อย่างใดการรับทุกส่วนลด หรือทุกโปรแกรมส่งเสริมการขายเท่าที่จะทำได้นั้น นับว่าเป็นหนึ่งในกลยุทธ์การจัดซื้อระดับโลก และยิ่งในภาวะเศรษฐกิจที่ตกต่ำ เช่น นี้องค์กรต่างๆ ไม่ควรละทิ้งส่วนลดหรือโปรแกรมส่งเสริมการขายต่างๆ นอกจากนี้ องค์กรยังควรเจรจาส่วนลดกับผู้ขายให้มากขึ้นในกรณีที่จ่ายเงินทันที่ที่รับ สินค้า หรือกรณีที่จ่ายเงินก่อนส่งของด้วย

 

4. ประเมินผู้ขาย

 

       กลยุทธ์การจัดซื้อที่ดีนั้นควรมีการกำหนดวิธีประเมินผู้ขาย ซึ่งกระบวนการประเมินไม่ควรมีแต่การวัดความสามารถในการจัดส่งสินค้า แต่ยังควรมีตัวชี้วัดอื่นเช่น ความถูกต้องของจำนวนการจัดส่งสินค้าในแต่ละครั้ง คุณภาพของสินค้าที่ถูกจัดส่ง และคุณภาพการบริการ ตัวชี้วัดเหล่านี้อาจไม่จำเป็นต้องวัดทุกครั้ง แต่บางครั้งตัวชี้วัดนี้ก็มีความสำคัญ ถ้านโยบายขององค์กรกำหนดให้มีการประเมินผู้ขายทุกราย ต้องไม่ลืมแจ้งผู้ขายทุกรายให้ทราบด้วยว่าพวกเขากำลังจะถูกประเมินซึ่งหาก ผู้ขายทราบว่าพวกเขากำลังถูกจับตาจากลูกค้าก็จะทำให้พวกเขายกระดับการบริการ ให้ดียิ่งขึ้น

 

5. จ้างนักจัดซื้อมืออาชีพ

 

      หลายองค์กรเชื่อว่าความรู้ และทักษะด้านธุรการเป็นสิ่งจำเป็นเพียงพอสำหรับบุคลากรในหน่วยงานจัดซื้อ ซึ่งเท่ากับว่าองค์กรเหล่านั้นให้พนักงานเสมียนมารับผิดชอบค่าใช้จ่ายมูลค่า มากขององค์กร นักจัดซื้อมืออาชีพเท่านั้นที่เป็นกุญแจสำคัญในองค์กรจัดซื้อระดับโลก ซึ่งความรู้และทักษะที่จำเป็นของนักจัดซื้อในองค์กรจัดซื้อระดับโลกได้แก่ ทักษะความรู้เกี่ยวกับธุรกิจของสินค้าที่ซื้อ การวิเคราะห์ เจรจาต่อรอง และการติดต่อสื่อสาร หากหน่วยงานจัดซื้อไม่มีพนักงานที่มีความรู้และทักษะเหล่านี้แล้ว มีโอกาสมากที่องค์กรจะซื้อสินค้ากับผู้ขายที่ไม่ดีพอ หรือซื้อสินค้าผิด หรือไม่ก็ซื้อของแพง

 

6. ลดจำนวนผู้ขาย

 

      หลายองค์กรมีการติดต่อซื้อขายกับผู้ขายเป็นร้อยเป็นพันราย และบางองค์กรมีการติดต่อซื้อขายกับผู้ขายมากถึงหมื่นราย ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลผู้ขายนับหมื่นรายในระบบนั้น นอกจากที่จะต้องทำการดูแลรักษาข้อมูลที่มากมายเหล่านั้นแล้ว ยังทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นด้วย ถ้าหน่วยงายจัดซื้อส่งซื้อสินค้าจากผู้ขาย 20 รายในแต่ละวัน นั่นหมายถึงว่าใบสั่งซื้อ 20 ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปให้ผู้ขาย และจะเกิดค่าใช้จ่ายในการขนส่งสำหรับ 20 การจัดส่ง รวมไปถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับการรับสินค้า 20 ครั้งด้วย ซึ่งหากองค์กรสามารถลดจำนวนผู้ขายจาก 20 ราย เหลือเป็น 5 ราย ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในขั้นตอนต่างๆ ก็จะลดลงทันที และองค์กรอาจสามารถเจรจาต่อรองราคาสินค้ากับผู้ขายให้ลดลงได้มากขึ้นอีกด้วย

 

7. รวมศูนย์การจัดซื้อ

 

      องค์กรที่มีหลายหน่วยงานจัดซื้อกระจายอยู่ตามที่ต่างๆ  หรือสาขาต่างๆ กลยุทธ์การจัดซื้อระดับโลกที่องคืกรสามารถนำมาใช้ในกรณีนี้ได้แก่การรวม ศูนย์การจัดซื้อเพื่อให้เป็นรวมค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการจัดซื้อไว้ที่เดียว ณ หน่วยงานจัดซื้อกลาง ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถตรวจสอบการจัดซื้อได้ทั้งหมด และยังสามารถคัดเลือกผู้ขายที่เสนอราคาสินค้าหลักให้กับองค์กรได้ดีที่สุด อย่างไรก็ตามการรวมศูนย์จัดซื้อไม่สามารถใช้ได้กับสินค้าบางรายการที่สาขา ต่างๆ จำเป็นต้องจัดซื้อกับผู้ขายภายในท้องถิ่นเพื่อทำให้เกิดความสะดวกในการซื้อ สินค้าดังกล่าว

 

8. รับเอาสิ่งที่ดีที่สุดจากผู้ขาย

 

      การเจรจาข้อตกลงกับผู้ขายควรทำแบบค่อยเป็นค่อยไป ซึ่งองค์กรจัดซื้อระดับโลกจะไม่ทำให้เกิดสัมพันธภาพที่ไม่ดีกับผู้ขาย ตั้งแต่แรกเพราะผู้ขายถือว่าเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญยิ่งในโซ่อุปทานขององค์กร เนื่องจากสินค้าวัตถุดิบต่างๆ ที่ผู้ขายจัดส่งให้กับองค์กรเพื่อทำการผลิต จัดจำหน่าย และจัดส่งสินค้าสำเร็จรูปให้กับลูกค้าจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องถูกจัดส่งให้ กับองค์กรตรงตามเวลาที่ตกลงไว้ ดังนั้นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขายจะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับ องค์กรว่าจะได้รับสินค้าวัตถุดิบในจำนวนที่ถูกต้อง และตรงเวลา การเจรจาต่อรองกับผู้ขายควรมุ่งประเด็นไปที่ผลประโยชน์ที่จะเกิดกับผู้ขาย โดยแสดงให้ผู้ขายเหล่านั้นเห็นว่า หากองค์กรประสบความสำเร็จ พวกเขาก็ประสบความสำเร็จด้วยเช่นกัน ส่วนการมุ่งเน้นเจรจาในด้านบทลงโทษและค่าปรับเมื่อผู้ขายส่งสินค้าที่ไม่มี คุณภาพ หรือส่งของไม่ตรงเวลาอาจทำให้ความเต็มใจในการให้บริการของผู้ขายลดน้อยลงได้

 

9. ใช้เทคโนโลยีให้มากที่สุด

 

      ยังมีบางองค์กรที่ใช้การบันทึกข้อมูลจัดซื้อลงในการ์ด หรือจัดทำเอกสารใบขอเสนอซื้อ (Purchase requisition; PR) และเอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase order; PO) ที่เป็นกระดาษ ปัจจุบันมีซอฟท์แวร์สำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้ในงานจัดซื้อได้ เช่น

MS Excel ซึ่งจะช่วยทำให้องค์กรสามารถค้นหาข้อมูลการสั่งซื้อ และค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ นอกจากนี้ยังมีซอฟท์แวร์สำหรับการบริหารทรัพยากรขององค์กร ERP ซึ่งจะช่วยบรูณาการด้านข้อมูลระหว่างหน่วยงานจัดซื้อกับหน่วยงานอื่นภายใน โซ่อุปทานในองค์กรให้เป็นไปอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา อย่างไรก็ตามยังมีอีกหลายองค์กรที่ไม่ได้คำนึงถึงประเด็นนี้ การนำระบบ ERP มาใช้กับองค์กรนับว่าเป็นหนึ่งในกลยุทธ์การจัดซื้อระดับโลกที่จะทำให้องค์กร ได้รับประโยชน์ หลายองค์กรที่ใช้ระบบ ERP สามารถนำเทคนิคกระบวนการทำงาน(Workflow) ของระบบ ERP มาใช้ในการอนุมัติและจ่ายเงินแบบอัตโนมัติเพื่อลดเวลาการทำงานของพนักงานจัด ซื้อและลดความวุ่นวายในขั้นตอนการทำงานดังกล่าว นอกจากนี้ ข้อมูลจัดซื้อจำนวนมากซึ่งถูกจัดเก็บไว้ในคลังข้อมูล

(Data warehouse) ยังสามารถเรียกใช้เพื่อช่วยพนักงานจัดซื้อในการประเมินผู้ขายและใช้ในการ เจรจาต่อรองได้

 

 

 

 

Credit : สรวิศ รัตนพิไชย

โดย :
 5635
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

พฤติกรรมของผู้บริโภคที่หันมาจับจ่ายใช้สอยผ่านอินเทอร์เน็ตมากขึ้น ทำให้ผู้ประกอบการหลายรายหันมาขายสินค้าทางออนไลน์กันมากขึ้น ซึ่งเว็บร้านค้าออนไลน์ก็มีหลายแบบให้เลือก โดยมีรูปแบบการใช้งาน ข้อดีข้อเสีย และค่าใช้จ่ายแตกต่างกันไป สำหรับคนที่กำลังจะเลือกเว็บขายของออนไลน์ เราก็มีข้อมูลมาแนะนำดังนี้
หนึ่งในความท้าทายของการทำ Digital Marketing คือ การขยายฐานตลาดออกไปยังต่างประเทศเพื่อหาลูกค้าใหม่ๆ และเพื่อเพิ่มยอดขายสินค้า – บริการให้ธุรกิจมีกำไรมากขึ้น ซึ่งด้วยความสามารถของ Digital Marketing Platform ต่างๆ ในปัจจุบันนี้ จะเห็นได้ว่าการขยายตลาดไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ยกตัวอย่างเช่นแพลตฟอร์มของ Google ที่เราจะพูดถึงในวันนี้ก็มีเครื่องมือฟรีมากมายที่นักการตลาดออนไลน์สามารถนำไปใช้ในการศึกษาและนำประยุกต์ใช้ในการวางแผนได้

Feature SoGoodWeb

SoGoodWeb มีระบบรับชำระเงินแบบใหม่ผ่าน Pay Solution รองรับทุกธนาคารชั้นนำ ทำให้การจ่ายเงินผ่านช่องทางออนไลน์เป็นเรื่องง่าย ช่วยให้ลูกค้าจ่ายเงินออนไลน์ได้อย่างสะดวก
LINE Notify คือ บริการที่คุณสามารถได้รับข้อความแจ้งเตือนจากเว็บเซอร์วิสต่างๆ ที่คุณสนใจได้ทาง LINE โดยหลังเสร็จสิ้นการเชื่อมต่อกับทางเว็บเซอร์วิสแล้ว คุณจะได้รับการแจ้งเตือนจากบัญชีทางการของ “LINE Notify” ซึ่งให้บริการโดย LINE นั่นเอง
เหมาะสำหรับลูกค้าที่เปิดธุรกิจทัวร์ - ทัวร์ท่องเที่ยว ทั้งที่เป็นเจ้าของเอง หรือเป็นรายย่อย เป็นระบบจองทัวร์ ที่ช่วยทำให้การจัดการธุรกิจทัวร์ - ทัวร์ท่องเที่ยว ให้เป็นเรื่องง่าย
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์