เคล็ด (ไม่) ลับยกระดับจัดซื้อ

     ในยุคที่ความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีจำเป็นต้องมีการปรับตัวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการแข่งขันทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต การขยายช่องทางการขาย เรียกกันว่าแทบจะปรับโฉมการดำเนินการกันใหม่ทุกหน่วยงานในองค์กร แต่สิ่งหนึ่งที่ผู้ประกอบการมักจะมองข้ามไป คือ “ฝ่ายจัดซื้อ” ทั้งที่ฝ่ายจัดซื้อเป็นผู้มีส่วนร่วมทำกำไรให้กับบริษัท เพราะการจัดซื้อเป็นปราการด่านแรกที่จะช่วยลดต้นทุนให้กับธุรกิจโดยไม่ต้องลงทุนอะไร แต่การจะยกระดับการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพนั้น ก่อนอื่นเราต้องเข้าใจหัวใจของงานจัดซื้อ 7 ประการนี้เสียก่อน

1. คุณภาพที่ถูกต้อง (Right Quality) เป็นปัจจัยสำคัญที่สุดที่ส่งผลต่อกระบวนการผลิต ไม่มีใครต้องการของถูกแต่ไม่มีคุณภาพ ทั้งนี้ฝ่ายจัดซื้อถือว่าเป็นหน่วยงานที่ประสานงานใกล้ชิดกับผู้จำหน่ายวัตถุดิบมากที่สุด ดังนั้นหน่วยงานต่างๆ ต้องให้ความสำคัญกับการกำหนดคุณสมบัติ (Specifications) ของวัตถุดิบที่ต้องการให้ชัดเจน เพื่อให้ได้คุณภาพที่ถูกต้อง

2. ปริมาณที่ถูกต้อง (Right Quantity) ปริมาณที่ฝ่ายจัดซื้อจัดหามานั้นจะต้องตรงกับที่องค์กรต้องการ ไม่ขาด ไม่เกิน เพื่อลดปัญหาและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการสั่งซื้อหรือจัดส่งสินค้าหรือวัตถุดิบมาไม่ตรงกับความต้องการ และที่สำคัญเพื่อไม่ให้ส่งผลกระทบต่อการผลิต และระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า

3. เวลาที่ถูกต้อง (Right Time) การกำหนดเวลาในการส่งสินค้าหรือวัตถุดิบ ซึ่งขั้นตอนนี้มีความสำคัญในกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร หากมีการส่งสินค้าหรือวัตถุดิบช้ากว่าที่กำหนดก็อาจส่งผลทำให้กระบวนการผลิตหยุดชะงัก ดังนั้นฝ่ายจัดซื้อจำเป็นจะต้องระบุเวลาในการจัดส่งวัตถุดิบ หรือสินค้าที่แน่นอน (Lead Time)

4. สถานที่ที่ถูกต้อง (Right Place) การระบุสถานที่ๆ ชัดเจนในการจัดส่ง เพื่อให้ได้สินค้าหรือวัตถุดิบที่ถูกต้องตามคุณภาพ ในปริมาณที่ครบถ้วน ตามเวลาที่ตรงกับความต้องการ และมีราคาที่เหมาะสม ซึ่งองค์กรบางแห่งให้ผู้ขายสินค้าหรือวัตถุดิบแยกส่งกระจายไปแต่ละแห่งตามจำนวนที่ต้องการ ดังนั้นการจ้างผู้ประกอบการในการจัดส่งเป็นอีกหนึ่งประเด็นที่จัดซื้อไม่ควรมองข้าม

5. ราคาที่ถูกต้อง (Right Price) หลายๆ คนคงไม่ปฏิเสธว่าเราต้องการซื้อสินค้า หรือวัตถุดิบในราคาที่ถูกที่สุดเพื่อให้ได้ต้นทุนการผลิตต่ำ แต่ต้องคิดอีกมุมหนึ่งว่ายังมีปัจจัยอีกหลายอย่างที่มีผลกระทบต่อต้นทุนการดำเนินงานขององค์กร เช่น หากวัตถุดิบราคาถูกแต่ไม่มีคุณภาพ หรือคุณภาพต่ำกว่าที่กำหนด ย่อมส่งผลให้สินค้าที่ผลิตได้นั้นไม่มีคุณภาพ ขาดความน่าเชื่อถือ ซึ่งส่งผลเสียต่อธุรกิจมากกว่า

6. แหล่งขายที่เชื่อถือได้ (Right Source) เพราะผู้ประกอบการคงไม่ซื้อสินค้าอะไรกับใครก็ได้ ต้องมีการตรวจสอบประวัติผู้ขายเพื่อพิจารณาความน่าเชื่อถือ ไม่ว่าจะเป็นทุนจดทะเบียน กระบวนการผลิตที่มีคุณภาพ หรือแม้แต่สภาพคล่องทางการเงิน ก็เป็นปัจจัยที่ไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในผลิตภัณฑ์อาหาร การสืบกลับหาที่มาของวัตถุดิบนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก

7. การบริการเป็นที่น่าเชื่อถือ (Right Service) ถึงแม้จะเป็นฝ่ายจัดซื้อก็ต้องยังหลีกเลี่ยงการให้บริการไม่ได้ การตอบสนองที่ตรงตามความต้องการหรือเกินความคาดหวัง ช่วยให้เกิดความพึงพอใจในการซื้อวัตถุดิบจากผู้ขาย ซึ่งก่อให้เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างกันทำให้การซื้อขายราบรื่น

     ทั้ง 7 ข้อนี้มีความสำคัญต่อการทำธุรกิจ ซึ่งผู้ประกอบการควรตระหนักว่าฝ่ายจั​​​ดซื้อจัดหาเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้จำหน่ายวัตถุดิบ ยิ่งในปัจจุบันการพัฒนาผลิตภัณฑ์จำเป็นที่จะต้องได้รับการร่วมมือจากผู้จำหน่วยวัตถุดิบ ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาวัตถุดิบ หรือวิจัยผลิตภัณฑ์ใหม่ร่วมกันเพื่อสร้างความแตกต่างในตลาด ทีนี้ก็เห็นแล้วว่าฝ่ายจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ สามารถสร้างความแข็งแกร่งในการดำเนินธุรกิจได้

ที่มา kasikornbank