ความรับผิดชอบของแผนกจัดซื้อ (Responsibility of purchasing section)

       

       ระบบปฏิบัติในการจัดซื้อของแต่ละกิจการย่อมแตกต่างกันไป เนื่องจากแต่ละกิจการมีความแตกต่างกันไปในนโยบาย สินค้าและบริการที่ผลิต  ทรัพยากรต่างๆ ดังนั้นจึงไม่สามารถกำหนดรูปแบบที่ดีได้แน่นอนตายตัว แต่โดยทั่วไประบบปฏิบัติในการจัดซื้อที่สมบูรณ์จะประกอบด้วยขั้นตอนพื้นฐาน  ดังนี้

       1.  รับการวิเคราะห์ใบขอให้ซื้อ (Purchase  Requisition) ซึ่งจะวิเคราะห์ถึงประเภทของสิ่งของและจำนวนที่ซื้อ
       2.  ศึกษาถึงสภาตลาด แหล่งที่จะจัดซื้อ และผู้ขาย
       3.  ส่งใบขอให้เสนอราคา (Request  for  Quotations) ไปยังผู้ขายหลาบๆ แหล่ง
       4.  รับและวิเคราะห์ใบขอให้เสนอราคาจากผู้ขาย
       5.  เลือกผู้ขายที่เสนอราคาและเงื่อนไขต่างๆ ที่ดีที่สุด
       6.  คำนวณราคาของสิ่งของที่จะสั่งซื้อให้ถูกต้อง
       7.  ส่งใบสั่งซื้อ (Purchase  Order) ไปยังผู้ขายที่ต้องการจะซื้อ
       8.  ติดตามผลให้เป็นไปตามที่ได้ติดต่อหรือตามสัญญา
       9.  วิเคราะห์รายงานการรับรองของ
       10. วิเคราะห์และตรวจสอบใบกำกับสินค้า (Invoice) ของผู้ขายเพื่อการจ่ายเงิน