หากจะเปรียบเทียบระบบการจัดซื้อแบบเดิม (Traditional procurement) กับระบบจัดซื้อแบบใหม่ที่เรียกคุ้นหูกันว่า
e-Procurement นั้น คงต้องเปรียบเทียบตั้งแต่ความหมายของคำจำกัดความ จนกระทั่งถึงกระบวนการจัดการ ขั้นตอนการจัดซื้อ แต่ภาพรวมของการจัดซื้อของทั้งสองแบบต่างก็มีเป้าหมายเดียวกัน คือเป็นแผนกที่มุ่งเน้นในการสร้างส่วนประหยัดให้กับองค์กรมากที่สุด และควบคุมรายจ่ายให้แก่องค์กร
มาพูดถึงการจัดซื้อจัดจ้างแบบเดิมก่อน เพื่อให้เห็นภาพได้จัดเจน ฝ่ายจัดซื้อในองค์กรต่างก็ทำหน้าที่หลักๆ ในการเปลี่ยนใบขอสั่งซื้อ (Purchase Requisition หรือเรียกกันย่อยๆ ว่า ใบPR) เป็นเอกสารที่ใช้กันภายในองค์กร ให้เป็นใบสั่งซื้อ
(Purchase Order หรือเรียกว่า ใบPO) สำหรับใช้ติดต่อสั่งซื้อภายนอกองค์กร ซึ่งแต่ละครั้งในการจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อต้องทำการรวบรวมปริมาณของสินค้าก่อน ต่อมาก็หาผู้ขายที่ขายสินค้านั้นๆ โดยทำการเจรจา หรือเปรียบเทียบราคาของผู้ขายหลายๆราย หรือบางทีก็ใช้ผู้ขายรายเดิมๆ เพื่อให้ได้ราคาที่อยู่ในงบประมาณจัดซื้อ หลังจากนั้นเมื่อได้ราคาที่เหมาะสมแล้วก็นำเสนอผู้อนุมัติในการออกใบสั่ง ซื้อไปยังผู้ขาย ซึ่งจะว่าไปแล้วฝ่ายจัดซื้อนั้นส่วนใหญ่ก็ใช้เวลาไปกับงานเอกสาร งานติดตามทั่วๆไป นับว่าไม่ได้มีเวลาด้านการวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Planning) และมุ่งเน้นด้านการต่อรองสินค้า (Negotiations) หรือแม้กระทั่งหาผู้ค้ารายใหม่ๆ
(New Strategic Partners) ซึ่งถือว่างานที่สร้างคุณค่าให้แก่องค์กรถูกมองข้ามและให้ความสำคัญน้อยลงไป ทำให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อเองหมดเวลาเป็นวันๆ ไปกับงานที่ซ้ำๆ ถูกมองว่าเป็นงานที่ไม่ดึงดูดใจ เอาละครับคราวนี้มามองดูว่า เทคโนโลยีสมัยใหม่ในยุดไอทีสามารถช่วยอะไรกับเราได้บ้าง
เทคโนโลยีสมัยใหม่ ที่มาสร้างประโยชน์ให้กับการจัดซื้อในองค์กร เรียกกันคุ้นเคยว่า อีโพรเคียวเมนท์ (e-Procurement) คือการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยจัดกระบวนการในการสั่งซื้อสินค้า ระหว่างผู้ซื้อ (buyer) กับผู้ขาย (supplier) โดยใช้ระบบการทำงานบนอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นการทำงานผ่านระบบในอินเทอร์เน็ต (Web-based Application) เชื่อมโยงกระบวนการสั่งซื้อภายในองค์กรกับผู้ขาย ตั้งแต่การออกใบ PR จนกระทั่งเป็นใบ PO และถูกส่งต่อให้แต่ผู้ขายทันที ผ่านทางอินเทอร์เน็ต ทำให้งานจัดซื้อเป็นระบบภายในกระบวนการเดียว และเป็นเครื่องมือช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ผู้ใช้งาน (user) รวมถึงระดับผู้บริหาร เนื่องจากกระบวนการนี้ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ประหยัดเวลา เสมือนเป็น One-stop Shopping ในการเลือกซื้อสินค้า ซึ่งระบบสามารถสั่งสินค้าและรับทราบสถานะของผู้ขายในการส่งสินค้าได้ทันที
เมื่อองค์กรต้องการซื้อสินค้าก็สามารถหาซื้อได้ภายในระบบที่เป็นตลาดกลาง เป็นแหล่งที่มีข้อมูลของสินค้าและผู้ขายพร้อม เมื่อเปรียบเทียบบทบาทของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ จากเดิมที่ต้องทำงานเอกสาร 70-80% กับการหันมาใช้เทคโนโลยีช่วยทำงานเอกสาร ช่วยลดงานที่ซ้ำซากจำเจออกไป ทำให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อมีเวลา ไปมุ่งเน้นด้านกลยุทธ์ การวางแผนการจัดซื้อ และเสาะหาผู้ขายรายใหม่ๆ เพื่อสร้างคุณค่าและประโยชน์สูงสุดให้องค์กร ซึ่งถ้ามองถึงภาพรวมขององค์กรแล้วได้ประโยชน์หลากหลาย อาทิเช่น สามารถลดค่าใช้จ่ายการสั่งซื้อแบบกระจัดกระจาย (Maverick Buying) ให้แก่องค์กร สามารถสร้างมาตรฐานให้กับสิ่งของที่ใช้ภายในองค์กร และสามารถจัดทำสรุปการใช้จ่ายได้อย่างง่ายดายด้วยระบบรายงานผล (Purchasing Report) เป็นการส่งเสริมให้องค์กรได้ใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีคุณค่า และในที่สุดทำให้องค์กรเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน ทั้งนี้บุคลากรในฝ่ายจัดซื้อเองก็จะเพิ่มบทบาทสำคัญดึงดูดความสนใจจากคณะ บริหาร โดยอาจมีรางวัลตอบแทนได้เช่นกัน เช่น โบนัส เป็นต้น
นอกจากนี้เทคโนโลยีไร้ขอบเขตบนอินเทอร์เน็ต ยังมือเครื่องมือที่ฝ่ายจัดซื้อให้เป็นช่องทางการเสาะแสวงหาสินค้าให้ได้ ระดับมาตรฐานที่องค์กรต้องการ โดยมีราคาเป็นประกันว่าฝ่ายจัดซื้อเลือกซื้อสินค้าที่ได้ในราคาที่ดีที่สุด ตรงตามหลัก จุดสมดุล (Equilibrium) ของทฤษฎีความต้องการของตลาด (Demand&Supply) คือราคาที่ได้เป็นราคาที่ดีที่สุดของตลาด ณ เวลาหนึ่งๆ และที่สำคัญมักเป็นราคาที่สร้างส่วนประหยัดให้แก่องค์กรด้วย เครื่องมือที่ใช้นี้ได้แก่ ระบบการประมูลออนไลน์ หรือ Online Auction หรือ e-Auction เครื่องมือนี้ เป็นช่องทางการเลือกใช้ระบบเทคโนโลยีแทนการเปิดระบบประมูลแบบเก่า
เป็นช่องทางการเสนอราคาที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ณ ปัจจุบัน เปิดให้มีการแข่งขันด้านราคากันอย่างเสรี เท่าเทียมกัน โปร่งใสไร้ข้อสงสัย ซึ่งระบบประมูลบนอินเทอร์เน็ต นั้นมีความหลากหลายของรูปแบบ ซึ่งรูปแบบที่นิยมใช้ส่วนใหญ่คือระบบประมูลแบบ English Auction เป็นการไล่ราคาลง ผู้ที่ให้ราคาต่ำสุดหรือดีที่สุดเป็นผู้ชนะการประมูล และมีผู้ชนะการประมูลรายเดียว ยังมีรูปแบบอื่นๆ อีก เช่น Yankee Auction, Dutch Auction, Multi Variable Bidding และ Sealed Bid เป็นต้น แต่ละรูปแบบของการประมูลก็มีข้อดีและข้อด้อยแตกต่างกันไป รวมถึงลูกเล่นของการประมูลก็มีให้เลือกเช่น จะให้ผู้เข้าแข่งขัน (Bidder) เห็นจำนวนผู้เสนอราคา หรือเห็นตำแหน่งของตนเอง หรือเปิดประมูลทีละหลายๆ การประมูลพร้อมกันเพื่อเปรียบเทียบราคา เรียกว่าเป็น Package ก็มี ลูกเล่นต่างๆเหล่านี้ก็จะเป็นกลยุทย์ที่ทำให้การประมูลนั้นเสมอภาคระหว่าง ผู้เข้าประมูลด้วยกัน และที่สำคัญในมุมมองของผู้ขายมิได้เป็นการเอาเปรียบผู้ขาย ไม่มีผู้ได้เปรียบเสียเปรียบ เป็นกลยุทธ์แบบได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย (Win-win Strategy) ฉะนั้นผู้เปิดประมูลแต่ละรายต้องศึกษาและเตรียมการให้รอบคอบก่อนเปิดการ ประมูลแต่ละครั้ง
ปัจจุบันนี้ มีบริษัทผู้ให้บริการด้านการประมูลออนไลน์ หรือผู้ให้บริการตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส์ อยู่หลายบริษัท หลายๆท่านคงคิดว่าการประมูลออนไลน์ไม่ว่าจะจัดโดยใช้บริการกับบริษัทใด บริการที่ได้ก็คงจะเหมือนๆกัน แต่แท้ที่จริงแล้วมีหลักการที่น่าสนใจอยู่บ้างที่จะทำให้องค์กรของท่านเลือก ใช้บริการตลาดกลางได้อย่างมั่นใจ ผมขอแนะนำให้ท่านพิจารณาอันดับแรก ที่
โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประมูล ตรวจสอบก่อนว่ามีความมั่นคง เสถียร (Integrity) ขนาดไหน อันดับต่อไป เลือกตลาดกลางที่มีประสบการณ์การประมูลมาก โดยมีผลสำเร็จของการประมูลสูง มีความหลากหลายของสินค้าที่เคยทำประมูล มีฐานของสินค้าและผู้ขายที่มีคุณภาพ และความสามารถในการสร้างการแข่งขันให้กับการประมูลได้ สุดท้ายก็พิจารณาตลาดกลางที่มีทีมงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ มีขั้นตอนการทำงานกระชับ สามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างมืออาชีพ หลักการโดยสังเขปนี้ จะช่วยให้บริษัทผู้เปิดประมูลลดความกังวลใจในการเปิดประมูลแต่ละครั้ง และสร้างความมั่นใจได้ว่าการประมูลนั้นได้ผลการประมูลที่น่าพอใจสูงสุด และที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือสามารถช่วยลดเวลา และขั้นตอนในการต่อรองราคาสำหรับฝ่ายจัดซื้อได้อย่างมีนัยสำคัญ
สรุปแล้วการจัดซื้อแบบอีโพรเคียวเม้นท์นั้น สร้างประโยชน์ให้กับองค์กรได้อย่างมาก ทำให้มีการเปลี่ยนมุมมองของฝ่ายจัดซื้อจากเดิมที่แผนกจัดซื้อ ถูกมองว่าเป็นเพียงส่วนสนับสนุนที่ใช้ต้นทุน (Cost Center) ให้กลายมาเป็นส่วนที่เพิ่มมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ฉบับนี้ทุกท่านคงได้ไอเดียของการจัดซื้อแบบใหม่ ฉบับหน้าผมจะเจาะลึกถึงข้อดี ข้อพึงระวังในแง่มุมต่างๆ ของบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการใช้ระบบแบบใหม่กันนะครับ
Credit : พันธวณิช
