การจัดซื้อเป็นหนึ่งในกิจกรรมโสจิสติกส์ขององค์กร ซึ่งในอดีตหลายองค์กรเข้าใจว่าการจัดซื้อเป็นงานที่ง่ายมากไม่ยุ่งยากซับซ้อนเพียงแต่ติดต่อผู้ขายให้เสนอราคาและส่งมอบให้หน่อยงานที่ต้องการจัดซื้อหรือฝ่ายจัดซื้อ (Procurement) นับว่าเป็นหน่วยงานที่มีควาสำคัญมากต่อผลประการขององค์กรเนื่องจากเป็นหน่วยงานที่ใช้จ่ายเงินในการจัดซื้อวัตถุดิบ/สินค้า หรือบริการเพื่อให้ได้ตรงตามความต้องการหรือตรงตามคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ของหน่วยงานต่างๆ แล้วยังต้องทำหน้าที่ครอบคลุมถึงกระบวนการจัดหาแหล่งสินค้าวัตถุดิบการคัดเลือกู้ขายตลอดจนเทคนิคในการเจรจาต่อรองเป็นต้นจะเห็นได้ว่าฝ่ายจัดซื้อเป็นหน่วยงานที่
รับผิดชอบทำให้ต้นทุนขององค์กรลดต่ำลงเพื่อนสร้างความสามารถทางการแข่งขันและยังสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรในการซื้อวัตถุดิบ/สินค้าเข้าสู้องค์กร
นอกจากนี้ฝ่ายจัดจัดซื้อขององค์กรยังต้องมีการบริหารจัดการและการสร้างพันธมิตรกับซับพลายเออร์เพื่อให้เกิดการเชื่องโยงกับฝ่ายอื่นๆ ขององค์กรธุรกิจและเชื่อมโยงการจัดการโซ่อุปทานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นรวมถึงการนำเสนอทางเลือกการตัดสินใจที่จะซื้อหรือผลิตเองอีกด้วยอย่างไรก็ตามปัจจัยเป็นหัวใจของงานจัดซื้อมีอยู่ 7 ประการหรือที่เรียกว่า 7 R's ดังนี้
1. ซื้อให้ได้คุณภาพความต้องการ (Right Quality) หมายถึง ข้อกำหนดคุณสมบัติที่ต้องการของหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กรหรือคุณภาพที่ได้นับจากการใช้งานตามที่ต้องการนอกจากนี้นักจัดซื้อจำเป็นจะต้องมีส่วนร่วมในการช่วยกำหนดคุณสมบัติของสิ่งที่ต้องการ ด้วย เพื่อให้สามารถจัดหาและเปรียบเทียบคุณสมบัติได้อย่างถูกต้อง เช่น หน่วยงานสาขาจังหวัดจันทบุรี ต้องการเตาอบไฟฟ้าโดยมีการร่วมข้อกำหนดคุณสมบัติที่ต้องการระหว่างฝ่ายจัดซื้อกับสาขาจังหวัดจันทบุรีว่าจะต้องมีคุณสมบัติ ดังนี้ สีขาว มี Hot plate 2 หัวด้านบนเตา ความจุ 42 ลิตร 3,400วัตต์ ตั้งเวลาได้ 60 นาทีพร้อมระบบเตือนด้วยเสียง ให้ความร้อน 100-250 c ขนาด กว้าง 62* ยาว 45.2* สูง 43.2 Cm ได้รับเครื่องหมายมาตรฐานอุตสาหกรรม (มอก.) เป็นต้น อย่างไรก็ดีการระบุคุณสมบัติไม่ควรระบุตรายี่ห้อไปเนื่องจากอาจเกิดข้อครหาได้ว่าฝ่ายจัดซื้อและหน่วยงานที่ต้องการใช้นั้นมี การทุจริตหรือมีการล็อคสเปก
2. ซื้อสินค้าให้ได้ปริมาณ จำนวน ตามความต้องการ (Right Quantity) หมายถึงจำนวนสิ่งของที่บริษัทต้องการโดยเพื่อลดปัญหาและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการสั่งซื้อ หรือจัดส่งปริมาณที่ไม่เป็นไปตามความต้องการนักจักซื้อจะต้องคำนึงการวางแผนในการสั่งซื้อการพยากรณ์ความต้องการในอนาคตการสั่งซื้อจากต่างประเทศสินค้าหรือวัตถุดิบที่เป็นไปตามฤดูกาล อนึ่ง บางครั้งผู้ขายเสนอส่วนลดที่ผันแปรตามปริมาณเพื่อทำให้น่าสนใจนักจักซื้อควรตรวจสอบด้วยว่าคลังสินค้าขององค์กรมีเนื้อที่ปริมาณในการจัดเก็บเพียงพอหรือไม่ไม่เช่นนั้น จะกลายเป็นต้นทุนจม (Sunk Cost)
3. ส่งสินค้าให้ได้ในเวลาที่ต้องการ (Right Time) หมายถึง การกำหนดเวลาในการส่งสินค้า/วัตถุดิบซึ่งขั้นตอนนี้มีความสำคัญในกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร หากมีการส่งสินค้า/วัตถุดิบช้ากว่ากำหนดที่ต้องการอาจส่งผลทำให้โครงการกระบวนการผลิตหยุดซะงัก ดังนั้น นักจัดซื้อจำเป็นจะต้องระบุเวลาในการจัดส่งที่แน่นอน เช่น ให้มาส่งมอบให้วันจันทร์ ที่ 2 พฤศจิกายน 2552 เวลา 15.30 ที่คลังสินค้า หัวหมากเพื่อกำหนดการตรวจเช็ดและจะนำวัตถุดิบเข้าสู่กระบวนการผลิตในเวลา 16.30 เป็นต้น
4. การซื้อสินค้าที่ได้ราคายุติธรรมเหมาะสม (Right Price) หมายถึง การซื้อของให้ได้ราคาถูก พึงอย่าลืมว่าราคาซื้อที่ถูกเป็นเพียงปัจจัยเบื้องต้นที่เห็นชัดเจน แต่จะต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายอย่างที่มีผลกระทบต่อต้นการดำเนินงานขององค์กร ด้วย เช่น คุณภาพ ความคุ้มค่าของสินค้า/วัตถุดิบ เป็นต้น
5. ส่งสินค้าได้ตามสถานที่ที่ต้องการ (Right Place) หมายถึง การระบุสถานที่ในการจัดส่ง เพื่อให้ได้สินค้า/ วัตถุดิบที่ถูกต้องตามคุณภาพ ปริมาณที่ครบถ้วนเวลาที่ต้องการกับความต้องการราคาที่เหมาะสมซึ่งองค์กรบางแห่งให้ผู้ขายส่งสินค้า/วัตถุดิบตามจำนวนที่แต่ละแห่งต้องการ เช่น ศูนย์กระจายสินค้าคลังสินค้าแต่ละแห่ง เป็นต้นโรงงานตามเวลาสถานที่แต่ละแห่งเพื่อจะได้ไม่ต้องมีคลัังสินค้าหรือสถานที่ จัดเก็บวันตถุดิบอีกด้วย
6. ซื้อสินค้าจากแหล่งขายที่เชื่อถือได้ (Right Source) หมายถึง การตรวจสอบประวัติผู้ขายเพื่อพิจารณาความน่าเชื่อถือ โดยดูได้จากกระทรวงพาณิชย์ กระทรวงการคลัง ตลากหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยสมาคม/ชมรมต่างๆ หรือจากเว็บไซต์ของแหล่งขาย เป็นต้น เพื่อดูว่าความมีชื่อเสียง ความมั่นคงในการดำเนินการของผู้ขาย รวมทั้งงบการเงินของบริษัทที่มีความสามารถในการสั่งซื้อ-สั่งจ่า หรือกระแสเงินหมุนเวียนในการดำเนินธุรกิจต่อกัน
7. คุณภาพการบริการเป็นที่น่าเชื่อถือ (Right Service) หมาย ถึง การให้บริการที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ตรงตามความต้องการหรือเกินความ คาดหวังที่ก้อให้เกิดความพึงพอใจจากการซื้อผลิตภัณฑ์จากผู้ขาย เช่น ระยะเวลาการรับประกันการบริการหลังการขาย ซ่อมและเปลี่ยนอะไหล่ฟรี มีอุปกรณ์ให้ใช้ทดแทนขณะซ่อม หรือส่งสินค้าให้บ่อยครั้งได้ เป็นต้น
Credit : craftskill
By : www.SoGoodWeb.com
