การยื่นซองประมูลงานหรือที่เรียกกันแบบชาวบ้านว่าการประกวดราคา มีความสำคัญมากสำหรับการทำธุรกิจ และมีหลายบริษัทที่ความอยู่รอดของกิจการขึ้นอยู่กับชัยชนะของการยื่นซองประมูล และเพราะเป็นการแข่งขันเสรีจึงทำให้มีหลายบริษัทก้าวลงสนามมาต่อสู้บนสังเวียนการประมูลดังกล่าว แต่ท้ายที่สุดก็จะมีผู้ชนะเพียงบริษัทเดียว การเตรียมความพร้อมก่อนการยื่นซองประมูลงานจึงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญและเรียนรู้วิธีเอาไว้ เพื่อจะได้นำเทคนิคเหล่านั้นไปปรับใช้ในการยื่นซองประมูลงานครั้งต่อๆ ไป
1. หาข้อมูลเรื่องงานที่เปิดประมูล การหาข้อมูลงานที่เปิดประมูลคือสิ่งแรกที่ผู้ประกอบการต้องทำ การศึกษาหาข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการที่เปิดประมูลควรลงรายละเอียดดังต่อไปนี้ หน่วยงานที่เปิดการประมูลต้องการให้จัดซื้อจัดจ้างเรื่องอะไร ทำการก่อสร้างรูปแบบไหน มีข้อมูลเฉพาะในเรื่องสเป็ควัสดุก่อสร้างหรือผลิตภัณฑ์สินค้าว่ากำหนดให้มีคุณสมบัติเป็นอย่างไร
ระยะเวลาการส่งมอบงาน และที่สำคัญคือเรื่องราคากลางที่หน่วยงานผู้เปิดประมูลต้องแจ้งให้ทราบอย่างชัดเจน เพราะถือเป็นกุญแจสำคัญที่จะนำมาใช้วิเคราะห์และช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถเอาชนะคู่แข่งการประมูลได้ในที่สุด
ข้อมูลต่างๆ เหล่านี้ทางหน่วยงานผู้เปิดประมูลจะกำหนดไว้แล้ว ผู้ประกอบการต้องเก็บข้อมูลทุกอย่างแบบละเอียดยิบไม่ให้ขาดตกบกพร่องเป็นอันขาด ต้องตีโจทย์ให้แตกว่าเจ้าของโครงการการประมูลต้องการอะไรมากที่สุด เพราะข้อมูลเหล่านี้เปรียบได้กับพิมพ์เขียวในการทำโครงการนี้เลยทีเดียว
2. ตรวจสอบคู่แข่งการประมูล การตรวจสอบคู่แข่งการประมูลสามารถทำได้ 2 ลักษณะคือ แบบตรวจสอบทั่วไปซึ่งหมายถึงการตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานโดยทั่วไปที่ไม่จำเป็นต้องใช้เทคนิคอะไรมากมาย โดยเริ่มดูจากว่ามีผู้ประกอบการสนใจประมูลกี่บริษัท มีบริษัทอะไรบ้าง ใครเป็นผู้บริหาร มีผลประกอบการเป็นอย่างไร จุดเด่นอยู่ตรงไหน ฯลฯ ส่วนอีกลักษณะคือการตรวจสอบข้อมูลในเชิงลึกของบริษัทคู่แข่งซึ่งเป็นวิธีการหาข้อมูลที่มีความยากกว่าลักษณะแบบแรกมาก โดยข้อมูลที่ต้องการได้จากการหาข้อมูลลักษณะนี้จะต้องเป็นข้อมูลที่เป็นความลับของคู่แข่งขันที่จะนำมาใช้ในการประมูลงาน เช่น กลยุทธ์แผนการดำเนินงาน แบบแปลนก่อสร้าง วัสดุผลิตภัณฑ์ที่ใช้ และที่สำคัญที่สุดคือราคาของโครงการที่คู่ต่อสู้ต้องการนำเสนอ ซึ่งถ้าผู้ประกอบการสามารถล่วงรู้ความลับเรื่องดังกล่าวได้ เท่ากับว่าเป็นผู้ได้เปรียบอยู่และมีโอกาสที่จะชนะการแข่งขันการประมูลค่อนข้างสูง
3. ยื่นประมูลด้วยข้อเสนอที่ดีกว่า หลังจากที่ได้รับทราบข้อมูลทั้งในส่วนรายละเอียดโครงการและข้อมูลคู่แข่งแล้ว ลำดับต่อมาก็คือการออกแบบโครงการซึ่งต้องทำออกมาให้ดียิ่งกว่าที่เจ้าของโครงการผู้จัดการประมูลต้องการได้รับและดีมากขึ้นไปอีกเมื่อเทียบกับของคู่แข่งการประมูล ซึ่งการจะสร้างข้อเสนอให้ออกมาดีและเป็นที่น่าพอใจได้จำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่กล่าวมาในทั้ง
2 ข้อก่อนหน้านี้เป็นแกนสำคัญในการพัฒนา ซึ่งข้อเสนอในการยื่นประมูลงานที่ดีจนสามารถชนะการแข่งขันได้มักเป็นข้อเสนอที่ตรงกับความต้องการเบื้องต้นของเจ้าของงานประมูล ทั้งเรื่องสเป็คงานหรือผลิตภัณฑ์ที่จัดซื้อจัดจ้าง ส่งงานได้ตรงตามกำหนดเวลา และมีราคาเหมาะสม ไม่จำเป็นต้องมีราคาถูกกว่าของคู่แข่งเสมอไป แต่ต้องคำนึงถึงความสามารถและศักยภาพของทางบริษัทที่จะสามารถตอบสนองในรายละเอียดของเนื้องานตามที่ได้นำเสนอเป็นหลัก
4. สร้างความสัมพันธ์กับเจ้าของโครการประมูล สิ่งนี้คือสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ผู้ประกอบการควรลงมือปฏิบัติด้วยตนเอง ไม่ควรให้พนักงานดำเนินการแทนเป็นอันขาด เพื่อเป็นการแสดงถึงความเคารพและให้เกียรติซึ่งกันและกัน การเชื่อมความสัมพันธ์นี้มักทำให้ผู้ประกอบการเข้าใจถึงความต้องการที่แท้จริงซึ่งอาจไม่ได้ระบุเป็นตัวหนังสือในเอกสารที่ได้รับแจกมาตอนเปิดประมูลงาน อันจะนำมาซึ่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์จำนวนมากและสามารถนำมาใช้พัฒนาข้อเสนอการประมูลให้น่าสนใจยิ่งขึ้น อีกทั้งความสัมพันธ์ที่ดีมักพัฒนาไปสู่ความน่าเชื่อถือในที่สุด จึงอาจทำให้งานของผู้ประกอบการได้รับการพิจารณาก่อนเป็นอันดับแรกก็ได้ โดยวิธีการสร้างความสัมพันธ์มีมากมายหลายวิธี เช่น การเลี้ยงอาหารหรือการพาไปเอ็นเตอร์เทนตามสถานที่ต่างๆ
5. เตรียมเอกสารข้อมูลการประมูลให้น่าสนใจ ผู้ประกอบการควรเตรียมความพร้อมเรื่องข้อมูลและวิธีการนำเสนอให้น่าสนใจ โดยควรให้รายละเอียดครอบคลุมทุกด้าน สามารถตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับเนื้องานที่นำมาเสนอได้เป็นอย่างดี มีเอกสารประกอบการนำเสนองานพร้อมทั้งการใช้สื่อช่วยอธิบายให้เข้าใจง่ายก็จะเ็ป็นการดี และที่สำคัญควรซักซ้อมก่อนนำเสนองานจริง เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องที่อาจยังมีหลงเหลืออยู่
6. รบนอกแบบ วิธีการนี้เป็นเทคนิคเฉพาะที่สามารถสร้างสรรค์ได้ตามความต้องการโดยต้องขึ้นอยู่กับสถานการณ์ตอนนั้นด้วย โดยอาจทำการตกลงในทางลับกับเจ้าของโครงการการประมูลว่าจะให้สิทธิพิเศษเรื่องอะไรบ้าง หรืออาจลองให้ข้อมูลที่เป็นจุดด้อยของบริษัทคู่แข่งให้เจ้าของโครงการได้รับทราบ แต่ข้อมูลนั้นต้องสามารถพิสูจน์ได้จริงไม่เช่นนั้นจะเป็นผลเสียกับทางบริษัทผู้ประกอบการเอง และสุดท้ายควรพิจารณาพูดคุยตกลงกับบริษัทของคู่แข่งที่ยื่นประมูลงานเดียวกันเพื่อช่วยให้ผลประโยชน์ของทั้ง 2 สามารถไปด้วยกันได้ เรียกว่าชนะด้วยกันทั้ง 2 ฝ่ายนั่นเอง
การเกิดขึ้นของระบบการยื่นซองประมูลงานเป็นผลกระทบในเชิงบวกที่ได้รับจากเศรษฐกิจทุนนิยมเสรีโดยตรงที่ก่อให้เกิดการแข่งขันและแรงผลักดันในการทำธุรกิจเพิ่มมากขึ้น ซึ่งหลักวิธีการคิดที่ดีที่สุดที่อยากขอแนะนำเพื่อเอามาใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติเมื่อทำการแข่งขันยื่นซองประมูลงานคือ คิดอยู่เสมอว่าบริษัทของผู้ประกอบการเป็นผู้ให้ ไม่ได้มาเป็นผู้รับผลประโยชน์แต่เพียงฝ่ายเดียว โดยการให้นี้ควรเป็นการให้ในสิ่งที่ดีที่สุดบนพื้นฐานความเหมาะสมของปัจจัยต่างๆ หากคิดและปฏิบัติได้ดังนี้แล้วรับรองว่ามีชัยชนะในการประมูลไปกว่าครึ่งแน่นอน
Credit : INCquity
By : www.SoGoodWeb.com
