วิธีปฏิบัติในการจัดซื้อ (Procedure in purchasing)

       การจัดซื้อวัสดุเพื่อนำมาใช้ในการผลิตและการดำเนินงานของธุรกิจเป็นภาระกิจที่ ต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง การปฏิบัติงานในช่วงหนึ่งๆ จะเกี่ยวพันกับการจัดซื้อหลายๆ รายการ แต่ละรายมีความแตกต่างในด้านคุณสมบัติ ราคา จำนวน แหล่งขาย การ ปฏิบัติการจัดซื้อมีหลายขั้นตอน แต่ละขั้นตอนมีเอกสารที่เกี่ยวข้องจำนวน มาก ด้วยเหตุนี้การจัดซื้อจึงต้องใช้แรงงาน เวลาและต้นทุนสูง การจัดระบบปฏิบัติในการสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การจัดซื้อ ดำเนินไปด้วยความถูกต้องเหมาะสม

       

       ระบบปฏิบัติในการจัดซื้อของแต่ละกิจการย่อมแตกต่างกันไป เนื่องจากแต่ละ กิจการมีความแตกต่างกันไปในนโยบาย สินค้าและบริการที่ผลิต ทรัพยากรต่างๆ ดังนั้นจึงไม่สามารถกำหนดรูปแบบที่ดีได้แน่นอนตายตัว แต่โดยทั่วไประบบ ปฏิบัติในการจัดซื้อที่สมบูรณ์จะประกอบด้วยขั้นตอนพื้นฐานดังนี้  (อ้างจาก จุลศิริ ศรีงามผ่อง, 2536, หน้า 6-7)

       1. รับการวิเคราะห์ใบขอให้ซื้อ(Purchase Requisition) ซึ่งจะวิเคราะห์ถึงประเภทของสิ่งของและจำนวนที่ซื้อ
       2. ศึกษาถึงสภาตลาด แหล่งที่จะจัดซื้อ และผู้ขาย
       3. ส่งใบขอให้เสนอราคา (Request for Quotations) ไปยังผู้ขายหลาบๆ แหล่ง
       4. รับและวิเคราะห์ใบขอให้เสนอราคาจากผู้ขาย
       5. เลือกผู้ขายที่เสนอราคาและเงื่อนไขต่างๆ ที่ดีที่สุด
       6. คำนวณราคาของสิ่งของที่จะสั่งซื้อให้ถูกต้อง
       7. ส่งใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ไปยังผู้ขายที่ต้องการจะซื้อ
       8. ติดตามผลให้เป็นไปตามที่ได้ติดต่อหรือตามสัญญา
       9. วิเคราะห์รายงานการรับรองของ
       10. วิเคราะห์และตรวจสอบใบกำกับสินค้า (Invoice) ของผู้ขายเพื่อการจ่ายเงิน