ขั้นตอนการเขียนอีเมล์ทางธุรกิจ

ขั้นตอนการเขียนอีเมล์ทางธุรกิจ

 

 

 Mail Box


 

 

    ปัจจุบันรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรือที่รู้จักกันทั่ว ไปในชื่อสั้นๆ ว่า "อีเมล์" กำลังได้รับความนิยมเป็นอย่างสูง และได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือการสื่อสารระหว่างกันในแวดวงการทำ ธุรกิจไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ด้วยความที่มันมีประโยชน์มากมายหลากหลายประการทั้งใช้งานง่าย สะดวก เข้าถึง และไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ เลย จึงทำให้อีเมล์กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารแบบสากลและสารพัดประโยชน์ แต่ผู้ประกอบการเคยถามตัวเองบ้างหรือไม่ว่าอีเมล์ที่กำลังส่งถึงลูกค้านั้น มี รูปแบบที่ถูกต้องแล้วหรือยัง ซึ่งเรา ขอถือโอกาสนี้นำเสนอรูปแบบวิธีการเขียนอีเมล์สำหรับองค์กรธุรกิจที่ถูกต้อง โดยมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้

 

หลักการเขียน

 

อย่าง แรกผู้ประกอบการต้องถามตัวเองก่อนว่าผู้ประกอบการกำลัง “เขียนถึงใคร” เพื่อที่จะได้เลือกใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายได้ถูกต้อง หลังจากนั้นก็กำหนดรายละเอียดที่จะต้องถูกบรรจุลงไปในข้อความภายในอีเมล์ ทั้งในส่วนของวัน เวลา สถานที่ ราคา หรือเงื่อนไขต่างๆ เป็นต้น ทั้งนี้ผู้ประกอบการต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการสื่อสารให้ชัดเจนว่าเขียนไป เพื่ออะไร เช่น สื่อสารตามปกติ แจ้งให้ทราบ เพื่อพิจารณา หรือโน้มน้าวชักจูงให้ซื้อสินค้า เป็นต้น แล้วค่อยกำหนดรูปแบบการเขียนอีเมล์ว่าควรใช้ลักษณะอย่างไร มีกี่ย่อหน้า และแต่ละย่อหน้ากล่าวถึงเรื่องอะไรบ้าง เป็นต้น

 

ต่อมาคือขั้นตอนระหว่างเขียน ผู้ประกอบการต้องลำดับใจความภายในอีเมล์ให้เป็นเหตุเป็นผลสนับสนุนซึ่งกัน และกัน คือ ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ชัดเจนว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร แล้วจึงแจ้งให้ผู้รับปลายทางของท่านทราบวัตถุประสงค์หลักว่าต้องการอะไร จากนั้นจึงเป็นข้อความปิดท้ายที่เหมาะสม ให้ความสำคัญกับการรักษารูปแบบการเขียนให้ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดระยะ การเว้นย่อหน้าและวรรคตอน รวมไปถึงการใช้ภาษาให้ถูกต้อง ห้ามสะกดผิดโดยเด็ดขาดเพราะนั่นอาจทำให้การสื่อสารคลาดเคลื่อนไปจากความหมาย ที่ต้องการได้ นอกจากนี้ข้อความในอีเมล์จะต้องดูสะอาดและเป็นระเบียบมากเพื่อช่วยเพิ่มเติม ความน่าอ่านให้กับตัวข้อความในอีเมล์

 

สุดท้ายก็คือขั้นตอนหลังการเขียน ทุกครั้งหลังจากเขียนอีเมล์เสร็จก่อนที่จะทำการส่งไปยังลูกค้าคู่ธุรกิจหรือ แม้แต่พนักงานภายในองค์กรของท่าน ผู้ประกอบการควรที่จะต้องทำการตรวจสอบเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่อาจจะมีอีก 1 – 2 ครั้งเป็นอย่างน้อย เมื่อตรวจสอบแล้วไม่พบข้อผิดพลาดแต่ประการใด จึงจะสามารถส่งอีเมล์ฉบับดังกล่าวออกไปยังปลายทางได้

 

การส่งอีเมล์ธุรกิจ

 

ก่อน ทำการส่งอีเมล์ทางธุรกิจไปหาผู้อื่นผู้ประกอบการต้องกำหนดวัตถุประสงค์ การเขียนอีเมล์ฉบับนั้นก่อนให้เรียบร้อยว่าท่านมีวัตถุประสงค์การเขียนเพื่อ อะไร เช่น แจ้งข้อมูลข่าวสาร นัดแนะการประชุม หรือเสนอขายสินค้าและบริการ ฯลฯ ซึ่งการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะช่วยทำให้ผู้ประกอบการสามารถกำหนดได้ ว่าต้องเขียนอีเมล์ฉบับดังกล่าวด้วยวิธีการแบบไหนและเขียนอย่างไร ซึ่งมักจะขึ้นต้นหัวของอีเมล์ด้วย “เรียน............ (ชื่อ-นามสกุล ของบุคคลที่กำลังส่งไป)” จากนั้นบรรทัดต่อมาก็คือหัวข้อเรื่องที่ต้องการสื่อสารแล้วจึงเป็นในส่วน เนื้อหา ซึ่งการเขียนเนื้อหาภายในอีเมล์ที่ดีจะต้องกระชับสั้นและตรงกับใจความสำคัญ ของตัวหัวข้อเรื่องมากที่สุด ซึ่งในแต่ละย่อหน้าควรกล่าวถึงใจความสำคัญที่สุดเพียงเรื่องเดียวเท่านั้น โดยผู้ประกอบการจะต้องงัดเอาศิลปะในการเขียนออกมาใช้อย่างเต็มที่ในการสื่อ สาร แล้วจึงจบด้วยย่อหน้าบทสรุปว่าผู้ประกอบการต้องการให้ผู้รับอีเมล์ของท่านทำ อะไรหรือเข้าใจว่าอย่างไร เป็นต้น จากนั้นจึงลงท้ายด้วยชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง และช่องทางการติดต่อของท่านพร้อมขอแสดงความนับถืออีกหนึ่งครั้ง เป็นการจบขั้นตอนหลักของการเขียนอีเมล์เพื่อส่งไปยังบุคคลอื่นๆ แบบเป็นทางการ

 

การตอบกลับอีเมล์ธุรกิจ

 

 การเขียนอีเมล์เพื่อตอบกลับแบบทางการมักจะมีลักษณะการเขียนที่เหมือนกับอีเมล์ ที่ส่งไปทุกประการแต่จะแตกต่างกันตรงที่ในส่วนของย่อหน้าแรกของเนื้อหาจะ เป็นการเท้าความถึงที่มาของอีเมล์ฉบับนี้ว่ามีที่มาจากอะไร (ส่วนมากก็คืออีเมล์ที่ได้รับจากคนที่กำลังตอบกลับในขณะนี้) เช่น “จากการที่บริษัทของท่านได้ส่งราคากลางมาเสนอขายยังบริษัทของเราทางอีเมล์ เมื่อวันที่............” จากนั้นในส่วนของย่อหน้าต่อมาจึงเป็นในส่วนของคำตอบว่าทางบริษัทของท่านมี ความคิดเห็นอย่างไรไม่ว่าจะเป็นการตอบตกลงหรือปฏิเสธ ซึ่งไม่ว่าคำตอบจะออกมาในทิศทางใดผู้ประกอบการต้องให้เหตุผลประกอบการตัดสิน ใจลงไปด้วย เพื่อเป็นการรักษาน้ำใจและผลประโยชน์โดยรวมของทางบริษัทเพื่อการติดต่อ ธุรกิจในอนาคต

 

การเขียนอีเมล์เพื่อส่งข้อมูลหรือตอบกลับที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็น ที่ผู้ประกอบการจะต้องดึงเอาทักษะทางการสื่อสารออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์ เพราะการสื่อสารกันผ่านอีเมล์นั้นถึงแม้จะมีข้อดีอยู่หลายด้านแต่ก็มีจุดบอด อยู่ตรงที่มันไม่สามารถถ่ายทอดความรู้สึกและสร้างอารมณ์ร่วมได้เหมือนกัน การพูดจาปราศรัยระหว่างกันซึ่งๆหน้า อาจมีการเข้าใจผิดได้ ดังนั้นการรับส่งข้อความทางอีเมล์จึงเป็นศิลปะทางการสื่อสารอย่างหนึ่งที่ ผู้ประกอบการทุกคนควรเรียนรู้และนำไปปฏิบัติให้ถูกต้อง

 

Credit : incquity
By : www.SoGoodWeb.com

 

โดย :
 4211
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

คำถามยอดฮิต ที่เจ้าของธุรกิจ มักจะตั้งคำถามว่า ในการโฆษณาบน Facebook ต้องใช้เงินเท่าไหร่ ต้องใช้เงินเยอะไหม ซึ่งการใช้เงินในการโฆษณาบน Facebook ขึ้นอยู่กับคุณเอง คุณสามารถเลือกได้ระหว่างงบประมาณต่อวัน หรืองบประมาณตลอดอายุการใช้งาน รวมถึงการประมูลราคาต่อการเห็นโฆษณาหนึ่งพันครั้ง (CPM) หรือการประมูลราคาต่อคลิก (CPC) คุณจะจ่ายเงินก็ต่อเมื่อได้รับคลิกหรือจำนวนการเห็นโฆษณา โดยไม่เกินงบประมาณที่ตั้งไว้ สามารถดูราคาโฆษณาของคุณได้จากตัวจัดการโฆษณา
นักการตลาดออนไลน์ย่อมต้องรู้ถึงความสำคัญของการทำ SEO หรือ Search Engine Optimization เป็นอย่างดี การทำ SEO ก็เพื่อโปรโมทให้หน้าเพจหรือเว็บไซต์ธุรกิจเราขึ้นไปติดอันดับการค้นหาในหน้าแรก ๆ เพิ่มโอกาสที่คนจะคลิกเข้ามายังลิงก์เว็บไซต์หรือหน้าเพจของเรา และนั่นก็หมายถึงโอกาสในการเพิ่มยอดขายสินค้าหรือบริการตามไปด้วย
อินเตอร์เน็ตมีอิทธิพลต่อแทบทุกวิชาชีพและเป็นภาวะบังคับให้เกิดการปรับตัวเริ่มใช้สื่อที่เข้าถึงผู้คนรายบุคคลนี้อย่างไม่มีทางเลี่ยง จะช้าหรือเร็วเท่านั้นเอง แต่มันแตกต่างจากอุปกรณ์เก่าอย่างไร?

Feature SoGoodWeb

เหมาะสำหรับลูกค้าที่เปิดธุรกิจทัวร์ - ทัวร์ท่องเที่ยว ทั้งที่เป็นเจ้าของเอง หรือเป็นรายย่อย เป็นระบบจองทัวร์ ที่ช่วยทำให้การจัดการธุรกิจทัวร์ - ทัวร์ท่องเที่ยว ให้เป็นเรื่องง่าย
Omise คือ ระบบรับชำระเงินออนไลน์ด้วยการชำระเงินผ่านบัตรเครดิต และบัตรเดบิตบนหน้าเว็บไซต์ เป็นตัวช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการชำระค่าบริการ ได้อย่างรวดเร็ว ปลอดภัยให้ทั้งร้านค้า และผู้ใช้บริการ
ระบบร้านค้าออนไลน์ SoGoodWeb รองรับการจัดส่ง Lalamove ส่งสินค้าให้ง่ายขึ้นด้วย Lalamove ผู้ให้บริการขนส่งสินค้า ที่สามารถจัดส่งสินค้าให้คุณได้ "ทุกอย่าง" ที่คุณต้องการ เหมาะกับทุกสินค้า ไม่ว่าจะเป็น เสื้อผ้า, ของใช้, อุปกรณ์จัดสวน เป็นต้น
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์